Où en êtes vous avec la Compliance Marketing ?

  • Votre entreprise est profitable, vous êtes en croissance, sur un marché porteur, et coté en bourse (ou c’est pour bientôt) ?
  • Vous souhaitez protéger votre marque et vos salariés, mettre en place une relation responsable avec vos fournisseurs ?
  • Vous voulez avoir de la visibilité sur les dépenses marketing,  être transparent et restez serein en période de crise, lors d’un audit ou contrôle fiscal ?
  • Vous souhaitez créer une relation de confiance avec les équipes Achat et Finance ?

Alors assurez-vous que vos procéssus budgétaires marketing sont compliants:

 

1/ Faîtes vous de « l’influence inappropriée » ?

Séminaires, réceptions de cocktails, terrains de golf, billets gratuits: ceux-ci ont de la valeur pour le destinataire et peuvent être considérés comme des avantages. Dans de nombreux pays, les organisations du secteur public adoptent de plus en plus des directives internes pour prévenir ce qu’ils taxent d’ « influence inappropriée », sans parler de corruption.

Clarifier avec vos clients qu’ils ont le droit de recevoir ce que vous leur proposer. 

2/ Assurez-vous de recevoir ce que vous avez commandé. 

Un bon de commande doit absolument être clair et détaillé.

A titre privé, signeriez-vous un bon de commande qui dit simplement « réalisation et livraison d’une cuisine » ? Evidemment non. Il en va de même pour votre entreprise.  N’envoyez pas à votre fournisseur un bon de commande pour la « Réalisation de notre conférence utilisateurs » mais indiquez avec tous les détails ce qui exactement attendu (recherche du lieu, location du matériel, etc), pour combien de pax, ainsi que les lieu et date.

Si un différent vous oppose finalement à votre fournisseur, sans bon de commande détaillé, vous avez toutes les chances d’être perdant.

3/ Protégez l’image de votre entreprise

Un bon de commande sécurise à la fois l’émetteur et le fournisseur.

Un bon de commande doit toujours être envoyé avant que le fournisseur ne lève le petit doigt. Sans bon de commande détaillé, comment prouver que les prestations engagées sont conformes et seront finalement approuvées. Que se passera-t’il si vous devez faire face à une coupe budgétaire ou si votre nouveau boss refuse de valider votre bon de commande?

Vous endommagerez votre relation avec votre fournisseur, qui de plus, ne manquera pas se plaindre et d’écorner la réputation de votre entreprise.

4/ Protégez-vous de tout soupçon de favoritisme.

Assurez la transparence de vos engagements.

Au-delà de certains montants, la double validation des achats, à la fois par l’émetteur et son manager, permet d’assurer la transparence des montants engagés et des fournisseurs impliqués.  Elle protège l’émetteur de tout soupçon de favoritisme.

Même si c’est bien votre sœur qui propose le meilleur service au meilleur tarif.

5/ Gardez votre job

Ne mettez en cause ni votre honnêteté,  ni votre crédibilité.

J’ai pu constater, notamment dans les équipes qui travaillent avec un budget marketing au trimestre, l’approbation de bons de commande alors même que le service n’était pas rendu. A moins d’un accord pour paiement avant livraison, indiqué sur le bon de commande, on pourrait alors :

Dans le meilleur des cas, vous demander de récupérer l’argent indûment versé au fournisseur, ce qui vous mettrait dans une situation plutôt inconfortable,
Dans le pire des cas, vous accuser d’avoir approuvé une fausse facture.. et bye bye votre job.

6/ Attention aux taxes salariales en cas d’incentives.

Ne mettez pas vos commerciaux en situation de risque fiscal.

Vous souhaitez remettre une enceinte Phantom Devialet aux 10 commerciaux qui atteindront l’objectif fixé par votre campagne ?

Au-delà d’un certain montant, les cadeaux sont considérés comme des avantages en nature et doivent être déclaré par les commerciaux à l’administration fiscale. Vérifiez avec votre département financier que votre incentive ne se retournera pas contre vous.

Voilà quelques exemples qui vous permettront de vous situez en matière de compliance marketing. Alors, où en êtes vous ?

En conclusion la compliance marketing permet à la fois de protéger le marketer qui engage les fonds de l’entreprise, d’améliorer votre relation fournisseurs et de crédibiliser votre équipe marketing auprès des équipes achats et finances. Elle limite également les risques, pour l’entreprise, de se voir infliger des amendes records pour non respect des règles de conformité.

Béautiful Numbers accompagne les directions marketing dans la mise en place de leurs processus budgétaires et propose des ateliers « Compliance Marketing » afin de sensibiliser les marketers sur les risques encourus.

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