8 meilleures pratiques pour piloter votre budget marketing

Je viens de lire un article sur la planification budgétaire marketing qui commençait ainsi :

“Imaginez : vous venez d’être avisé par votre service financier qu’une partie importante de votre budget marketing annuel n’est pas dépensée, et nous sommes déjà en décembre. Pour la plupart d’entre nous, nous n’avons même pas besoin d’imaginer, n’est-ce pas ? Si vous n’avez jamais été dans cette situation, vous êtes soit chanceux, soit un dieu de la planification parce que presque tous les spécialistes du marketing à qui j’ai parlé ont connu d’importantes “surprises” budgétaires plus souvent qu’ils ne veulent l’admettre.”

 

 

Et la suite de l’article de nous expliquer les “meilleures dépenses de dernières minutes”.  Imaginez :  surtout ma surprise!

 

 

J’ai donc une super bonne nouvelle : je peux vous aider à devenir un dieu de la planification budgétaire marketing!

Et votre direction financière n’aura pas à vous aviser de quoi que ce soit puisque c’est VOUS qui piloterez votre budget .

 

 

8 meilleures pratiques pour piloter votre budget marketing :

1. Utilisez un “outil” de pilotage.

MRM, CRM ou feuille Excel dans laquelle vous avez créé votre plan marketing opérationnel, anticipez de pouvoir saisir les montants engagés selon la chronologie suivante :

Budget alloué  (Plan) => Budget engagé (Bon de commande réalisé) => Budget réellement utilisé (Facture reçue / provisions)

Comme vous le savez, il n’est pas rare de prévoir un budget spécifique et  finalement d’engager un montant différent.  Quant à la facture, elle peut également être d’un montant inférieur au bon de commande. Prévoyez donc de mettre en place un process de suivi des dépenses et analysez les écarts.

2. Préparez votre équipe à piloter son budget marketing.

Il arrive que certains managers en “oublient” de piloter leurs dépenses. On fait le bon de commande, on valide la facture et on passe à autre chose… Clarifiez ce que vous attendez de votre équipe et donnez lui les moyens d’agir en conséquence. Si besoin, prévoyez 2 heures de réunion, en présence de votre contrôleur de gestion, pour clarifier les attentes et les objectifs.

3. Faites des Forecasts

Selon la récurrence qui vous va bien, faites le point avec l’équipe sur les dépenses et sur ce qui n’a pas encore été engagé.
Faîtes le point sur les factures non reçues et  prévoyez de relancer les fournisseurs .
Faites un forecast : les budgets prévus non engagés selon le timing prévu doivent-ils être ré-allouées/supprimés/augmentés… ?
Doit on revisiter le plan, et par conséquent les objectifs ?

4. Mettez vous à l’abri des coupes budgétaires

Aucune direction financière ne pourra  couper un budget déjà engagé par un/des bon(s) de commande auprès d’un/des fournisseur(s) ! Par conséquent, plus tôt vous ferez vos bons de commande, plus tôt vous vous mettrez à l’abri d’une coupe budgétaire. Vous avez dépensé beaucoup de temps et d’énergie à bâtir votre plan, il est maintenant l’heure d’engager votre budget !

5. Soyez transparents

Vous prévoyez de ne pas tout dépenser ? Dîtes le ! Dites le à votre manager, à votre responsable des Marketing Ops, ou à votre direction financière. Tout le monde sera content de pouvoir ré-allouer ce budget. Votre crédibilité n’en sera que renforcée!

6. Pensez compliance

Même si cela peut être tentant, il n’est pas “recommandé” de valider une facture pour laquelle le service n’a pas encore été totalement réalisé. (Sauf paiement par avance). Comment pourrez-vous ensuite récupérer ce budget si la prestation est incorrecte?

Coté compliance, il y a beaucoup à dire,  mais ce n’est pas l’objet du billet du jour 🙂

7. Communiquez avec la Finance

Organisez des moments de rencontres et d’échanges. Si votre contrôleur de gestion vous emaile un fichier de provisions auquel vous et votre équipe ne comprenez rien (je parle par expérience 🙂 ), demandez des éclaircissements. Créez de l’alignement !

8. Et pour finir, avez-vous pensé à créer un tableau de bord pour piloter votre budget marketing ?

Pilot your marketing budget with a Tableau Software dashboard_Beautiful Numbers
Budget dashboard réalisé avec Tableau Software

 

Ainsi, si vraiment il vous reste du budget marketing en fin de période, ce ne sera plus une surprise et vous n’aurez plus à vous ruer sur les goodies pour utiliser des queues de budget! Ce sera le fruit d’un pilotage budgétaire et d’une collaboration avec votre équipe financière.

Si vous souhaitez un indicateur pour vous benchmarker, sachez qu’un processus de pilotage budgétaire marketing adapté vous permettra d’engager jusqu’à 98% de votre budget. Cela peut vous surprendre, mais à moins d’avoir un “petit” budget facile à gérer, le budget d’une équipe marketing importante n’est pas si simple à dépenser!

A votre disposition pour poursuivre la discussion !

A bientôt !

Béatrice Loriot – + 33 6 81 07 34 41 / + 34 680 907 987 – Bloriot@beautifulnumbers.fr

 

 

 

 

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